Dokumente

    Es kommt immer wieder die Frage auf, welche Dokumente kopiert man und in welcher Form werden sie gespeichert. Oder wie sichere ich meine Originale?


    Hier die Liste der für mich relevanten Dokumente. Wobei ich hier zwischen staatlichen und privaten Dokumenten unterscheide.


    Staatliche Dokumente

    Reisepass

    Personalausweis

    WBK

    Führerschein

    Zulassungschein(e)

    Meldezettel

    Geburtsurkunde

    (Heiratsurkunde)


    Private Dokumente

    Bankomatkarten

    Kreditkarten

    Typenschein(e) Fahrzeug(e)

    Versicherungen, jeweils 1 Deckblatt einer alten Ausfertigung

    Bankdaten, jeweils 1 alter Kontoauszug

    Testament

    Div. Vollmachten für Notfälle


    Meine Originale (außer Sachen die ich in meiner Brieftasche habe) sind in einer feuerfesten Dokumententresor, ein Satz Kopien in einer feuerfesten Dokumententasche bei meiner Notfalltasche, ein Satz Kopien mit Datum in einem Kuvert in einem Schliessfach, ein Satz Kopien in einem verklebten Kuvert bei meinem Vater.


    Überall dabei ist auch eine Liste der Dokumente mit dem Datum der letzten "Erneuerung als Kopie". Bei einer Geburtsurkunde wird sich wenig ändern, aber wie statt Kontonummer und BLZ überall BIC und IBAN ein Thema waren musste ich alle Kontounterlagen aktualisieren.


    Elektronische Kopien besitze ich auch, auf meinem Standrechner (verschlüsselt mit VeraCrypt), in meiner Dropbox (verschlüsselt mit VeraCrypt) und auf div. USB Sticks (ebenfalls verschlüsselt mit Veracrypt). USB Sticks liegen einer in meinem Schliessfach und einer bei meinem Vater und einige in allen möglichen Notfalltaschen verteilt.

    Mit der Organisation meiner USB Sticks habe ich sicher noch etwas Nachholbedarf. Die meisten (aber nicht alle) haben eine Nummer, und manchmal 2 Sticks mit der gleichen Nummer. Aber da alles verschlüsselt ist sehe ich das eher entspannt.


    Alle 6 Monate (Plan), aber zumindest 1 mal im Jahr (Realität) gehe ich die Liste durch und prüfe was sich geändert hat. Eigentlich weiß man es ja, aber mit einer Liste ist es (für mich) strukturierter.

    Ich bin lieber auf etwas vorbereitet was nie passiert als nachher überrascht da zu stehen.

    Darf ich ergänzen? Ist aber komplett unsortiert:


    Staatsbürgerschaftsnachweis

    Scheidungsurkunde

    Taufschein/Kirchenaustrittsbescheinigung

    FBH-Bescheid(e) für das/die Kind(er)

    Div. Zeugnisse (Studium, Matura, Lehrabschluss ...)

    Kaufverträge für Haus/Wohnung, Auto etc.

    Grundbuchauszug, ggf. Baupläne des Hauses

    Behindertenausweis bzw. Bescheid des Sozialministeriums

    Impfpässe

    Allergieausweis

    Implantatsausweis

    Zulassungsschein(e)

    Dienstvertrag

    Pensionskontobestätigungen für Dienstverhältnisse aus anderen Ländern

    Handy-, Stromvertrag

    Wiener Verein/Sterbeversicherung

    I expect chocolate for breakfast. If you don’t feel sick by mid-morning you’re not doing it right.

    Einmal editiert, zuletzt von Imperatrix ()

    Gefällt mir sehr, dass sich doch einige Gedanken drüber machen. Bei mir in der Familie hab ich vor ein paar Jahren damit begonnen, wirklich ALLES digital zu erfassen. Das beginnt bei den wichtigsten Dokumenten und geht hin bis zur Rechnung, wo eventuell Garantieansprüche geltend gemacht werden müssen. Als besonderes "Monk Feature" schau ich auch immer, dass ich die Bedienungsanleitung von elektrischen Geräten digital bekomme und dann ebenfall ablege. Dafür vernichte ich das Original dann im Papiermüll, weil sich sonst immer "die Lade" mit sowas anfüllt.


    Kurzum (auch aus Amtssicht ein bisserl): Behalte alles, was nachweisen kann WER du bist, WOHER du kommst, WAS du KANNST, WAS du BESITZT bzw. auf was du ein ANRECHT hast, was du GELERNT hast und was du bisher GELEISTET hast.


    Das deckt so ziemlich alles ab, was man auch nach einem schlimmen Ereigniss für eine eventuell Wiederdeltendmachung von eigenen Ansprüchen brauchen könnte.


    Die Art der Aufbewahrung ist auch mindestens gleich wichtig. Digital bin ich da mit mehreren Ausfallsebenen, die vollautomatisch synchronisiert werden schon recht gut aufgestellt - den USB Stick im BOB und den am Schlüsselbund muss ich noch manuell Synchronisieren.


    Papier wird in einer "feuerfesten" (eigentlich wohl eher Zeitgewinnung - nicht wirklich Feuerfest) Mappe im Original und in Kopie an der BOL aufbewahrt. Wichtige Dokumente auch noch im Bob und einmal im Büro (Einfach eine Mappe angelegt).

    viribus unitis - acta non verba

    Zitat von Scavenger

    Gefällt mir sehr, dass sich doch einige Gedanken drüber machen. Bei mir in der Familie hab ich vor ein paar Jahren damit begonnen, wirklich ALLES digital zu erfassen. Das beginnt bei den wichtigsten Dokumenten und geht hin bis zur Rechnung, wo eventuell Garantieansprüche geltend gemacht werden müssen.


    Kurzum (auch aus Amtssicht ein bisserl): Behalte alles, was nachweisen kann WER du bist, WOHER du kommst, WAS du KANNST, WAS du BESITZT bzw. auf was du ein ANRECHT hast, was du GELERNT hast und was du bisher GELEISTET hast.

    Hast du da eins spezielles System für die Rechnungen? Ich hab mir das auch immer vorgenommen, aber die Apps die es dafür gibt sind etwas wertlos.


    Da stimme ich dir zu, Dokumente zu haben die beweisen wer und was du bist und was dir gehört.


    Rein theoretisch solltem an diese Kopien ja auch beglaubigen lassen, dann hast du eine gültige Kopie. Kostet bisschen was aber dann ist es halt ein Dokument und nicht nur eine Kopie!

    Zitat von derLuki

    Rein theoretisch solltem an diese Kopien ja auch beglaubigen lassen, dann hast du eine gültige Kopie. Kostet bisschen was aber dann ist es halt ein Dokument und nicht nur eine Kopie!

    Was bringt es Kopien beglaubigen zu lassen? Und vor allem wie soll das funktionieren? Ich wüsste jetzt keinen Notar der eine Pass Kopie oder eine Medaiamarkt Rechnung beglaubigt.

    Ich bin lieber auf etwas vorbereitet was nie passiert als nachher überrascht da zu stehen.

    Zitat von Don Pedro

    Was bringt es Kopien beglaubigen zu lassen? Und vor allem wie soll das funktionieren? Ich wüsste jetzt keinen Notar der eine Pass Kopie oder eine Medaiamarkt Rechnung beglaubigt.

    Du brauchst mit dem Dokument und der Kopie nur zu Gericht oder einem Notar gehen und es beglaubigen lassen. Habe z.B. Zeugnis-Kopien beglaubigen lassen.

    Eine Kopie ist fälschbar, wenn sie beglaubigt ist weiß man zwar das es eine Kopie und kein Original ist ABER das das was drauf steht echt ist.


    Hier kannst du dazu mehr nachlesen: https://www.bmeia.gv.at/reise-…laubigung-in-oesterreich/

    oder hier: https://www.oesterreich.gv.at/lexicon/B/Seite.990098.html



    Eine Mediamarkt Rechnung wird man eher weniger beglaubigen lassen .... :rolleyes:

    Ich hab generell einen Dokumentenscanner, der mir aus den Scans automatisch ein PDF erstellt und auf meine NAS speichert (die wiederrum dann in die Cloud synct). Da es nur ein Scanner ist, braucht der auch keinen angeschlossenen PC oder dergleichen, was die Handhabung im täglichen Umgang recht unkompliziert macht - Einschalten - in den Einschub geben und bestätigen - das wars.


    Ordnen tu ich das ganze nach Datum (das wird automatisch als Dateiname erzeugt) und dann halt für mich um welchen Einkauf es geht (da komm ich halt leider nicht drumm herum, das händisch einzutippen).


    Mein Bruder wurde vor einigen Jahren in Portugal ausgeraubt. Auf Grund eines nur schlecht versperrbaren Hotelzimmers hatte er damals wirklich ALLES bei sich. Angefangen vom Geld und den Kreditkarten bis hin zu Reisepass, Flugtickets, Auto und Haustürschlüssel, Parkticket fürs Auto am Flughafen, und und und ... Kurzum: er hatte in einem fremden Land gar nichts mehr - und konnte sich auch nicht ausweisen.

    Wer jetzt denkt, dass die Österreichische Botschaft eine große Hilfe war, irrt sich übrigens.


    Seitdem haben wir von allen Familienmitgliedern einen "Notfallordner" in meiner Cloud, auf die man von jedem PC aus zugreifen kann, um sich wenigstens die wichtigsten Dokumente sowie Kontaktdaten schnell herunterladen zu können. Eine Passkopie hätte ihm damals bei der Erstellung des Notpasses schon sehr geholfen und viel Zeit und Hürden erspart. Auf "Beglaubigtes" hat dort niemand geachtet. Nachdem wir die Dokumente eingescannt und übermittelt hatten, ging es dann wieder weiter. Nur: Ohne Geld und ohne Identitätsnachweis sowie ohne Telefon ist es eine echte Herausforderung, mal soweit zu kommen, dass man der eigenen Familie den Sachverhalt schildern kann um weitere Schritte einleiten zu können.

    viribus unitis - acta non verba